L'Ufficio Protocollo ha il compito di registrare tutti i documenti in arrivo al Comune, che possono pervenire per posta, via fax, per e-mail oppure possono essere consegnati di persona.
La registrazione di protocollo consiste nell'assegnazione di un numero progressivo ad ogni documento e nella sua classificazione alla categoria corrispondente al tipo di atto.
Un altro compito dell'ufficio protocollo è quello della distribuzione dei documenti di competenza ai vari uffici del Comune, in modo da consentire un corretto svolgimento della loro attività.
L'ufficio protocollo segue anche la registrazione delle comunicazioni di cessione fabbricato e ospitalità, delle denuncie di infortunio sul lavoro e la pubblicazione degli avvisi nella bacheca.
Funzioni principali:
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Ricezione e protocollazione della posta in arrivo, dei fax, delle e-mail e dei documenti consegnati personalmente allo sportello (con rilascio della ricevuta);
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distribuzione della posta ai vari uffici del Comune;
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ricevimento e registrazione delle comunicazioni di cessione fabbricato;
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ricevimento e registrazione delle comunicazioni di ospitalità;
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ricevimento e registrazione delle denuncie di infortunio sul lavoro.
1. La registrazione di protocollo consiste nell'assegnazione di un numero progressivo ad ogni documento, in modo tale che a quel dato numero corrisponda un singolo atto, viene effettuata sul registro protocollo, che è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto. Contemporaneamente alla protocollazione si effettua anche la classificazione di un atto, cioè lo si assegna ad una specifica categoria e classe in base alla natura di tale atto o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento.
Quando un documento viene consegnato di persona al Comune, l'ufficio protocollo provvede a rilasciare una ricevuta, solitamente facendo una fotocopia della prima pagina dell'atto consegnato con apposto il timbro del protocollo, che riporta la data, il numero di protocollo e la categoria assegnati.
2. La posta in arrivo viene giornalmente distribuita ai singoli uffici del comune, in base alle rispettive competenze, in modo tale da consentire un corretto svolgimento della loro attività.
3. La comunicazione di cessione fabbricato deve essere presentata da chiunque cede la proprietà o il godimento o a qualunque altro titolo consente, per un periodo superiore a un mese, l'uso esclusivo di un fabbricato (che si trovi nel territorio comunale) o parte di esso ad un'altra persona; tale comunicazione va presentata mediante l'apposito modello in triplice copia entro 48 ore dalla consegna dell'immobile. La cessione fabbricato viene poi registrata sull'apposito registro cronologico, una copia è conservata presso il comune, una copia viene spedita in Questura e una copia và restituita alla persona che l'ha consegnata.
4. La comunicazione di ospitalità deve essere presentata da chiunque, a qualsiasi titolo, dà alloggio ovvero ospita uno straniero o apolide, anche se parente o affine, ovvero cede allo stesso la proprietà o il godimento di beni immobili; anche questa comunicazione va presentata mediante l'apposito modello in triplice copia entro 48 ore dall'inizio dell'ospitalità. L'ospitalità viene poi registrata sull'apposito registro cronologico, una copia è conservata presso il comune, una copia viene spedita in Questura e una copia và restituita alla persona che l'ha consegnata.
5. Il datore di lavoro deve dare notizia, oltre che all'istituto assicuratore, anche all'autorità di pubblica sicurezza di ogni infortunio sul lavoro che abbia per conseguenza la morte del lavoratore o l'inabilità al lavoro per più di 3 giorni. La denuncia di infortunio và consegnata entro 48 ore dalla data in cui è avvenuto l'infortunio al comune nel cui territorio si è verificato tale infortunio; la denuncia viene poi registrata sull'apposito registro e ne viene data ricevuta al datore di lavoro.
